7 Fehler, mit denen es sich Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Büros unnötig schwer machen

Die Digitalisierung macht viele Prozesse deutlich schneller. Dennoch gibt es nach wie vor Unternehmen, die ihre Unterlagen in Ordnern abheften – nur um dann stundenlang nach dem richtigen Dokument zu suchen. Selbst in den digitalen Ordnern am PC herrscht oft das Chaos.

Andre Nordlohne ist Experte für digitales Dokumentenmanagement und kennt die typischen Fehler, die Unternehmen machen, wenn sie ihre Ordnerstrukturen digitalisieren. Seinen Kunden zeigt er mit seiner erprobten Methode in nur vier Schritten, wie sie ihre Aktenberge ideal digitalisieren können – ohne etwas zu vergessen.

Fehler Nr. 1: Auf die Software allein vertrauen

Eine Software installieren, die Mitarbeiter davor setzen und dieses Unterfangen “Digitalisierung” nennen – so gehen viele Unternehmen leider vor. Hier müssen Unternehmen lernen, dass es mehr braucht als IT-Lösungen: Die passenden Systeme, Prozesse und Strukturen sind das A und O auf dem Weg in die Digitalisierung.

Fehler Nr. 2: Die Suche nach der Abkürzung

Viele Unternehmen suchen nach einer Abkürzung auf dem Weg der Digitalisierung. Sie wollen alle notwendigen Veränderungen auf einmal angehen. Oft suchen sie dabei gezielt nach einer Software, die möglichst alles kann – die Eierlegende Wollmilchsau der IT-Welt. Doch spätestens bei der Einführung der digitalen Programme wird klar, dass diese immer einen Schwerpunkt haben, den Sie besonders gut abdecken. Die anderen Prozesse darum herum sind dann häufig umständlich und nicht tauglich für die Praxis.

Fehler Nr. 3: Das Team lebt die neuen Systematik nicht

Häufig werden die Mitarbeiter beim Digitalisieren vergessen und nicht richtig abgeholt. So kommt es dann vor, dass jeder die digitalen Strukturen und Prozesse anders interpretiert. Dies sorgt dann für viele unnötige Schritte und aufwendige Rückfragen im digitalen Prozess.

Fehler Nr. 4: Digitalisierung durchsetzen ohne Ahnung

Viele Unternehmen vertreten die Ansicht, das Sie genug Wissen im Unternehmen für die Realisierung effizienter und digitaler Systematiken haben. Sie meinen, das bekommen sie auf eigene Faust hin. Obwohl sie kaum Ahnung von dieser Thematik haben, setzen sie eine unpassende digitale Softwarelösung ein. Damit arbeiten sie im Vergleich zu anderen Unternehmen, die es von Anfang an richtig machen, ineffizient. Dies fällt dann häufig erst Jahre später auf.

Fehler Nr. 5: Unternehmen fühlen sich schlicht überfordert

Die vielen verschiedenen Möglichkeiten, Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren, sorgen für überforderte Köpfe. Unternehmen schrecken oft davor zurück, sich mit den verschiedenen Optionen auseinanderzusetzen und schieben das Thema schon lange vor sich her. Diese Einstellung führt dazu, dass die Digitalisierung tatsächlich umständlich wird.

Fehler Nr. 6: Investition am falschen Ende: Software statt Strukturen

Weil Unternehmen das Thema Digitalisierung in die IT-Ecke schieben, investieren sie am falschen Ende. Sie holen sich ihren IT-Dienstleister an die Seite, der ihnen die Lösung bieten soll: Eine perfekte Software, die alles regelt. Da der IT-Experte jedoch keine Ahnung vom Kerngeschäft des Unternehmens hat, kann er keine passende Empfehlung aussprechen. Die von ihm verkaufte Software könnte die völlig falsche Lösung sein. Die Investition in digitale Prozesse würde hingegen Zeit und Geld sparen.

Fehler Nr. 7: Unternehmen trauen ihren Mitarbeitern nichts zu

Eine Hürde, von der Unternehmen fälschlicherweise ausgehen, sind die eigenen Mitarbeiter. Glauben Sie auch, Ihre Mitarbeiter seien nicht bereit, neue Arbeitsprozesse zu erlernen? Dabei liegt das Problem häufig nicht bei den Angestellten selbst, sondern bei der Umsetzung. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine neue Software vorsetzen mit der Erwartung, dass sie sich selbst reinfuchsen, werden Sie enttäuscht. Mit der richtigen Anleitung, klaren Vorgaben und einer schrittweisen Vorgehensweise ist jeder Mitarbeiter bereit, neue Wege zu lernen, die Arbeitserleichterung bringen.