(pressebox) Landstuhl, 03.11.2009,
Das Unternehmen Storm GmbH Maschinenbau mit Sitz in Rheine wurde 1981 gegründet. Als Zulieferer für den allgemeinen Maschinenbau bietet Storm Lohnfertigungsleistungen von der Einzelteil- bis zur Großserienanfertigung für die Bereiche Drehen, Fräsen, Sägen, Bohren, u.v.m. an. Mit seinen mehr als 70 Mitarbeitern hat sich Storm zu einen der führenden Unternehmen im Münsterland einen Namen gemacht.
Die schnelle und unkomplizierte Kommunikation per E-Mail ist heute ein wichtiges Medium im modernen Maschinenbau. Täglich wächst die Menge der elektronischen Post. Die Bearbeitung, Ablage und Suche muss organisiert und gesichert sein. Bei Storm wird seit Jahren auf Lotus Notes gesetzt.
Um eine optimale Einbindung zu gewährleisten, wurde systematisch die Vielzahl der Lösungsanbieter gesichtet. Es sollte eine Archivierung sein, die von den Anbietern selber entwickelt wurde und nicht hinzu gekauft wurde. Somit sollte vermieden werden das eine Fremdkomponente zum Einsatz kommt die mit verschiedenen Schnittstellen arbeitet. Eine direkt Übernahme der Mails ins Archiv musste sein und kein Zwischenschritt "Drucken in Archiv als pdf".
conats Archive entsprach den Anforderungen der Anwender. Direkt aus dem Notes Client kann nach archivierten Nachrichten gesucht werden und diese aufgerufen. Die Archivierung wird, nach vorher festgelegten Strukturen, automatisch vom System übernommen. Aufgrund das conats Archive eine auf Lotus Notes basierte Applikation ist, wird die vollständige Nutzbarkeit des Domino/Notes Rechtesystems gesichert. Somit wurde auch bewusst auf Konnektoren zu anderen Datenbanksystemen verzichtet. Sämtliche archivierte Daten werden unveränderbar und somit revisionssicher in Lotus Notes Datenbanken gehalten. Die Lesbarkeit der Daten wird durch Lotus Notes garantiert (bis zum heutigen Tag sind noch Mails von vor 15 Jahren lesbar!).
Das Regelwerk für die Archivierung bei Storm wurde in einem Gespräch mit den Mitarbeitern erläutert. Gesendete/empfangene Mails werden an das Mailjournal in die ARC-Inbox Mail übergeben. Der User bekommt eine Kopie in seine Maildatenbank zugestellt. Jetzt greift das selbst erstellte Regelwerk. In der ersten Stufe werden die Mails in den persönlichen Maildatenbanken gehalten. Im zweiten Schritt werden die Attachment archiviert und in der Mail ein Link auf das Attachment erstellt. Mit der dritten Stufe werden die Mails aus den Maildatenbanken archiviert und bei den Usern verblieben Links auf die Mails. In der letzten Stufe werden die Mails aus den Maildatenbanken gelöscht. Die beschriebenen Stufen laufen über einen Zeitraum von 6 Monaten (Dateianhänge) bis zu 2 Jahren (Stufe 4) ab.
Mit der Installation wurden direkt die aktuellen Nachrichten nach den Regeln der Archivierung behandelt. Bereits vorhandene Nachrichten wurden aus den vorhandenen Ordnern, der persönlichen Maildatenbanken, parallel ins conats Archive übernommen.
Der conats Archive Importer, definiert per ARCC Regelwerk das "befüllen" der Datenbanken. Die Domino Datenbank ermöglicht es das gewisse zeitliche oder mengen mäßige Beschränkungen vorgenommen werden können. So kann ein bestehendes Archive nach Jahren befüllt und geschlossen werden. So auch nach bestimmten Größen der einzelnen Archiven.
Mit conats Archive hat der Anwender die Möglichkeit über die bekannte Notes Suche im Archiv nach Mails zu forschen oder die Suchmaske von conats zu verwenden. Diese Suchmaske wird auch aus dem Notes Client gestartet. Dies war ein weiterer Punkt auf den die Storm GmbH viel Wert gelegt hat. Schnelle einfacher Umgang für den Nutzer.
Charmant neben den Leistungen und die Anwendbarkeit war der Preis für conats Archive. Mit 49 Euro netto pro User war das Preisgefüge überschaubar. Die Implementierung wurde nach 2 Tagen komplett abgeschlossen.
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